Pertengahan bulan Januari ini, SDIT Ibnu Abbas mengadakan pelatihan service Excellence yang merupakan program kehumasan. Service Excelence adalah pelayanan terbaik dalam memehuhi harapan dan kebutuhan pelanggan yang memenuhi standar kualitas sehingga sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan.

 Tujuan diadakan acara ini yaitu untuk melatih karyawan serta guru diharapkan menjadi pribadi yang lebih matang dalam berkomunikasi dan mampu ‘menjual’ SD IT Ibnu Abbas ke masyarakat dengan baik. Training service excellence ini dipandu oleh Ustadz Karsiwi Tri Setyiantoro selaku direktur BMT Binamas Purworejo. Kegiatan ini dihadiri oleh lebih kurang 40 peserta, yaitu seluruh guru dan karyawan SD IT  Ibnu Abbasa beserta tamu undangan perwakilan masing-masing lembaga dari Yayasan Ibu Abbas Kebumen.

            Ustadz Karsiwi Tri Setyiantoro memaparkan bahwa ada prinsip yang harus diperhatikan oleh sebuah instansi yaitu bagaimana agar layanan yang baik berkualitas kepada pelanggan menjadi sebuah budaya melayani (service culture). Tentunya butuh suatu pembiasaan dan dukungan semua pihak, terutama dalam ruang lingkup sekolah yang meliputi satpam, bagian keuangan, CS, guru wali / guru piket yang merupakan bagian terdepan dalam menghadapi pelanggan atau dlam hal ini wali siswa.

Ustadz Karsiwi juga menekankan agar senantiasa menerapkan 5 S (senyum, salam, sapa, sopan, santun) dalam mengahadapi pelanggan baik itu orangtua wali, siswa atau mengahadapi tamu. Selain itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu dari segi skil atau kompetensi petugas, dari segi komunikasi, dan dari segi penampilan.

Dari segi skil atau kompetensi sudah selayaknya dimiliki oleh petugas yang menjadi ujung tombak dalam sebuah instansi. Kompetensi yang harus dimiliki yaitu, pengasaan product kowldege (mengetahuai apa itu kelabihan dan kekurangan instansiny), menguasai standar pelayanan diantaranya bersikap 5 S tadi, dan bisa menerapkan manajemen konflik artinya dapat menyelesaikan masalah dengan tenanng dan damai. Misal ketika ada pelanggan atau tamu datang untuk mengajukan komplain, maka petugas harus dapat menghadapainya dengan senantiasa bersikap tenang dan ramah.

Selanjutnya dari segi komunikasi, seorang petugas harus menggunakan bahasa yang santun baik itu bahasa verbal maupun bahasa tubu(gestrure). Tidak hanya itu,  intonasi suara pun harus sesuai dengan tujuannya dan dilaksanakan dengan benar dan sopan. Tak lupa faktor yang harus diperhatikan selanjutnya yaitu, faktor penampilan. Seudah selayaknya seorang petugas yang senantiasa berhadapan dengan konsumen menjaga penampilan pribadinya. Baik itu dari segi kebersihan diri, kerapian berbusana, maupun tata rias wajah, rambut maupun aksesoris yang dipakai. Sudah semestinya tidak memakai riasan dan aksesoris yang berlebihan apalagi instansi yang ditempati adalah lingkungan sekolah.

Materi training service excellence yang disampaikan oleh ustadz Karsiwi juga membahas secara detail tentang bagaimana seorang satpam dan bagian keuangan seharusnya bersikap dan berpenampilan. Karena merekalah yang pertama kali dan sering ditemui tamu atau pelanggan dalam hal ini orangtua siswa. Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan seorang satpam, yaitu tidak ramah saat menyambut tamu, meninggalkan tempat kerja tanpa berkoordinasi dengan petugas yang lain, dan bermain HP atau membaca surat kabar pada saat bertugas.

Bagian keuangan juga menjadi sorotan utama dalam pelatihan service excelence ini. Seorang petugas bagian keuangan diharapkan mempunyai sikap yang baik ketika melayani. Sikap ini terbagi dalam tiga sesi yaitu, sikap ketika mengawali layanan, sikap selama melayani, dan sikap mengakhiri layanan. Tak hanya sikap yang baik saja saja yang harus dimilki tetapi skill atau kemampuan tentang keuangan pun harus dimiliki, meliputi kecepatan waktu proses transaksi,  ketelitian dan ketepatan ketika melakukan transaksi, serta harus dapat menyampaikan data yang akurat dengan melakukan konfirmasi kepada customer.

Materi tentang pelayanan prima telah disampaikan oleh Ustadz Karsiwi dengan gamblang. Beliau juga mengingatkan kembali bahwa contoh terbaik adalah mengikuti sunat Nabi Muhammad SAW. Kemudian acara dilanjutkan dengan tanya jawab yang disambut antusias oleh peserta training. Kesuluruhan acara pun berjalan dengan lancar dan harapan terbesar setelah mengikuti acara ini yaitu semua peserta memiliki empat standar, yang paling utama yaitu standar kepribadian (sesuai ajaran islam), dan standar sosial (mampu berkomunikasi dengan baik)  seperti yang dituturkan Ibu Kepala Sekolah SDIT Ibnu Abbas Ustadzah Murniatun. (Tim Humas)